FORMATO DE LIBRO DE SECRETARIA.

1. Toda acta deberá recabarse en libro de secretaría, debidamente foliado.
2. Todas las actas deberán escribirse con tinta negra, bajo ninguna circunstancia deberá hacerse con cualquier otro color de tinta.
3. Debe escribirse con letra de molde legible o manuscrito, respetando signos y reglas ortográficas.
4. Nunca debe escribirse usando solo minúsculas o mayúsculas, sino que deben aplicarse de acuerdo al texto.

Incorrecto: VENTA DE PLAYERAS        Correcto:   Venta de playeras

5. Las cantidades deberán escribirse con letra y no con número, incluyendo romanos, arábigos, mayas, etc.

Incorrecto: 15, XV       Correcto:   quince.

6. No se permitirá ningún tipo de abreviaturas en el libro, ni siquiera en nombres propios, apellidos, lugares, sin importar cuantas veces se hallan mencionado en el acta.

Incorrecto: Hdez.       Correcto:   Hernández

7. Los nombres propios deberán escribirse completos, con todos los nombres y apellidos, sin importar cuantas veces se coloquen en el acta y se deberá anteponer la palabra esforzador o la palabra unión o presbítero o del cargo que desempeñe.

Incorrecto: Esf. José Manuel Díaz Díaz

Correcto:   Esforzador José Manuel Díaz Díaz

8. No se corregirán datos con corrector, borrador o cualquier otro instrumento al menos que se trate de una fe de erratas que será incluida al finalizar cada acta después de las firmas.

EJEMPLO:

                       Fe de Erratas

Acta: Treinta

Folio: cuarenta y cinco.

Reglón: Catorce

Dice: 02 de agosto de 2007.

Debe Decir: dos de agosto de dos mil siete

Nombre y firma de la secretaria

9.    Cuando se termina un acta o una fe de erratas, se dejará un espacio de dos reglones entre una y otra.

10. No se arrancarán ni se dejarán hojas en blanco, no se dejará espacio después de la  sangría al principio de cada párrafo y se complementaran con guiones largos en caso de no  terminar el reglón para evitar modificaciones posteriores.
11. No se encerrarán frases en paréntesis ni se subrayarán textos
12. Todo libro deberá ser autorizado por el cuerpo eclesiástico superior. En caso de las uniones lo autoriza el presbiterio o en caso de las sociedades lo autoriza el consistorio o la unión presbiteral.
13. Se debe de separar una idea de otra por punto y seguido, nunca punto y aparte.
14. Deberá ir firmado por el secretario, presidente, y consejero de la unión o un miembro de la directiva del presbiterio o consistorio si se trata de las sociedades con su respectivo sello ya sea de la sociedad o unión en el espacio entre los nombres y firmas.

Ejemplo:

Después de todo lo acordado en la sesión se terminó con una oración…

SELLO DE LA UNIÓN

(Dos espacios máximos)

“Por Cristo y por su Iglesia”

(Dos espacios máximos)

Esforzadora Viviana López García                           Esforzador José Manuel Díaz Díaz

                Secretaria                                                                             Presidente

(Dos espacios máximos)

Presbítero David Silva Basurto

                                                                              Consejero

15. La numeración de las actas deben ser en número consecutivo y con letras, no con números

Ejemplo

Incorrecto: Acta No. 28.                    Correcto: Acta número veintiocho.

16. Cuando un acta no se ha aprobado por la asamblea no se podrá asentar en el libro.

EJEMPLO DE REDACCIÓN DE ACTA

Acta número treinta y cinco. En el seno de la Iglesia Nacional Presbiteriana de México “El Divino Redentor”, ubicada en la calle Ejercito Nacional número sesenta letra “A” del Barrio del Cerrillo de la ciudad de San Cristóbal de las Casas, Chiapas; se llevó a cabo la reunión de negocios de la Sociedad de Esfuerzo Cristiano “Jezreel” de la Iglesia Monte Calvario, siendo las diecisiete horas con veinte minutos del día doce de enero del año dos mil seis. La secretaria la esforzadora Vivian García Vázquez secretaria de la Sociedad de Esfuerzo Cristiano Jezreel, paso lista y habiendo quórum de 15 presentes y 3 ausentes el presidente el esforzador Julio César Zurita Gutiérrez declara legalmente  abierta la sesión siendo las dieciséis horas con quince minutos del día antes mencionado con una oración a favor de la reunión a cargo del esforzador José Eduardo Sagundo Herrera. Lectura del acta anterior: si hubo…. Lectura de correspondencias: si hubo de los siguientes lugares: a) de la Sociedad de Esfuerzo Cristiano… b de la Unión… Lectura de Informes: a) Tesorería:… b) Ministerio de Evangelización:  c) Ministerio de Educación: d) Ministerio de Recursos: e) Ministerio de Relaciones. Asuntos Pendientes: Asuntos Generales: Acuerdos: No habiendo nada mas que tratar y siendo las diecinueve horas con treinta y cinco minutos del mismo día se clausura la reunión, culminando con una oración a cargo del esforzador Bartimeo Salomón Bautista incluyendo la bendición del Esfuerzo Cristiano (dos espacios máximo) “Por Cristo y por su Iglesia” (dos espacios máximo) Esforzadora Vivian     Esforzador Juan Pérez Solís            Secretaria                                      Presidente (Dos espacios máximo) Presbítero Agenor Pérez Archila Consejero (Dos espacios máximo) Fe de Erratas                                          Acta:          Treinta                                          Folio:          Cincuenta y cinco                                          Renglón:     Once                                          Dice:           Juan Pérez Serás                                          Debe decir: Juan García Serás (Dos espacios máximo) Nombre y firma de la secretaría (Dos espacios máximo) Acta número treinta y seis. En el seno de la Iglesia…………………………